Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Datenschutzerklärung für Bewerber
1. Allgemeines
Als Bewerber für unser Unternehmen möchten wir Ihnen gerne Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung bei uns geben. Im Rahmen Ihrer Bewerbung ist es erforderlich, personenbezogene Daten zu verarbeiten. Der Schutz Ihrer Daten, Offenheit und Transparenz sind uns wichtig, um Ihnen vor allem ein vertrauensvolles Bewerbungsverfahren zu ermöglichen. Deshalb informieren wir Sie mit dieser Datenschutzerklärung über die Verarbeitung Ihrer Daten sowie die Ihre nach dem Datenschutz zustehenden Rechte gemäß den Art. 15 bis 22 der EU-Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“).
2. Wer ist für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich?
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
MVZ genetikum GmbH
Wegenerstraße 15
89231 Neu-Ulm
Tel.: +49 731 14610-0
(auch „wir“, „uns“ oder „unser“ genannt).
3. Welche Datenerhebung findet statt?
Das Bewerbungsverfahren setzt voraus, dass Sie uns die für deren Beurteilung und Auswahl erforderlichen Daten mitteilen. Ihre Bewerbung können Sie entweder online über ein Bewerbermanagementsystem (Recruiting Software von einem Drittanbieter) oder per E-Mail an uns übermitteln. Etwaige per E-Mail übermittelte Bewerbungsunterlagen werden in das Bewerbermanagementsystem eingepflegt. Ihre Daten, welche Sie an uns online übermitteln, werden entsprechend dem Stand der Technik verschlüsselt an uns übertragen. Bei Bewerbungen per E-Mail bitten wir zu beachten, dass E-Mails im Internet grundsätzlich nicht verschlüsselt versendet werden. Im Regelfall werden E-Mails zwar auf dem Transportweg verschlüsselt, aber nicht auf den Servern von denen sie abgesendet und empfangen werden. Wir können daher für den Übertragungsweg der Bewerbung zwischen dem Absender und dem Empfang auf unserem Server keine Verantwortung übernehmen.
Im Rahmen des Bewerberauswahlverfahrens erheben und verarbeiten wir folgende Kategorien von Daten:
Kontakt- und Bestandsdaten zu Ihrem Bewerbungsprofil (z.B. Vor- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum, Land, E-Mail, Telefonnummer, Mobilnummer, Ehestand, Staatsangehörigkeit).
Ausbildungs-, Leistungs- und Beschäftigungsdaten sowie Bewerbungsunterlagen (z.B. Lebenslauf, Anschreiben, Daten zur beruflichen Entwicklung, Qualifikationen, Kompetenzen, Sprachkenntnisse, Berufserfahrung).
Sonstige Bewerbungsunterlagen (z.B. Angaben zu Ihrem Gehaltswunsch, Kündigungsfrist, Reisebereitschaft, Ihre Motivation, Anschreiben, Referenzen und stellenspezifische Informationen).
Den Kanal, auf dem Ihre Bewerbung uns erreicht hat (z.B. E-Mail, Indeed, Personalvermittler, etc.)
Besondere Datenkategorien (z.B. ggf. Angaben zur Behinderung, Gesundheit oder gesundheitlichen Einschränkungen). Diese Daten verarbeiten wir nur im rechtlich zulässigen Rahmen.
Wir beziehen obige Daten über Sie ggf. auch aus anderen Quellen, einschließlich externen Geschäftspartnern, z.B. Personaldienstleistern. Sollten Sie mittels Einsatzes eines Personaldienstleisters eingestellt werden, so speichern wir Ihre Daten in der für Sie angelegten Personalakte ab. Werden Sie im Rahmen dieses Prozesses für die entsprechende Vakanz nicht eingestellt, werden die gesamten Bewerberunterlagen dann gelöscht, wenn die Stellenbesetzung vollständig abgeschlossen ist. Wir können auch Daten erhalten, die Sie in beruflich orientierten sozialen Netzwerken, wie z.B. Indeed Jobbörse, LinkedIn übermitteln oder aus anderen öffentlich zugänglichen Quellen (nur sofern die Daten eine Relevanz für Ihr berufliches Leben haben). Der Zweck ist, Sie wegen Jobangeboten zu kontaktieren oder um die Richtigkeit Ihrer Angaben aus den Bewerbungsunterlagen zu überprüfen.
4. Zu Welchen Zwecken und wie werden Ihre Daten durch uns verarbeitet?
Wir erheben Ihre Daten ausschließlich zu folgenden Zwecken:
- Anbahnung und Begründung des Beschäftigungsverhältnisses.
- Um Sie zu kontaktieren, falls Sie für eine alternative Stelle in Betracht kommen sollten.
- Um Sie aufgrund Ihrer Initiativbewerbung zu kontaktieren.
- Um Ihnen entsprechend Ihrer abgegebenen Einwilligung personalisierte Informationen über offene Stellen bei uns zuzusenden.
5. Von Wem erhalten wir Ihre Daten?
Die entsprechenden Daten erheben wir grundsätzlich – sofern möglich – bei Ihnen direkt.
6. Wer hat Zugriff auf Ihre Daten?
Die Daten werden grundsätzlich in digitalisierter Form auf IT-Systemen in unseren Räumlichkeiten verarbeitet. Auf diese IT-Systeme haben neben Administratoren nur Mitglieder der Personalabteilung sowie Fachabteilungen für die jeweils ausgeschriebene Stelle, der Lohnabrechnung und der Unternehmensleitung Zugriff. Die zugriffsberechtigten Mitarbeiter werden entsprechend zu Vertraulichkeit und auf Wahrung der Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sowie des Datenschutzes verpflichtet.
7. Welche Rechtsgrundlage ist für die Verarbeitung einschlägig?
Ihre Daten sind für die Durchführung und die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich (Art. 88 DSGVO i.V.m. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO). Das bedeutet, dass wir Ihre Daten für den Zweck einer möglichen Einstellung benötigen und somit verarbeiten.
Im Einzelfall werden wir Ihre Einwilligung in die Verarbeitung oder Übermittlung Ihrer Daten einholen. Dies kann beispielsweise bei einer längeren Aufbewahrung Ihrer Bewerbung oder bei Berücksichtigung Ihrer Bewerbung für eine andere Stelle innerhalb unseres Unternehmens oder einer anderen Gruppengesellschaft der Fall sein (Talentpool). Ihre Einwilligung ist in diesen Fällen freiwillig und kann von Ihnen für die Zukunft jederzeit widerrufen werden. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO.
Wenn wir Informationen aus Ihrem öffentlichen Profil auf beruflichen sozialen Netzwerken beziehen, stützen wir die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse, eine Entscheidungsgrundlage für die Begründung eines Arbeitsverhältnisses mit Ihnen zu bilden. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 Buchstabe e) DSGVO.
Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten, soweit dies zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten notwendig ist und dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c) und f) DSGVO. In diesem Rahmen verarbeiten wir deshalb Ihre Daten unter anderem zur Betrugsprävention und zur Erfüllung von Dokumentationspflichten. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz („AGG“).
Soweit im Rahmen des Bewerbungsverfahrens besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, wie Schwerbehinderteneigenschaft oder ethnische Herkunft) bei Ihnen angefragt werden, damit wir oder Sie die aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenden Rechte ausüben und diesbezüglichen Pflichten nachkommen können, erfolgt deren Verarbeitung nach Art. 9 Abs. 2 Buchstabe b) DSGVO, im Fall des Schutzes lebenswichtiger Interessen von Ihnen oder anderer Personen gem. Art. 9 Abs. 2 Buchstabe c) DSGVO oder für Zwecke der Gesundheitsvorsorge oder der Arbeitsmedizin, für die Beurteilung der Arbeitsfähigkeit, für die medizinische Diagnostik, die Versorgung oder Behandlung im Gesundheits- oder Sozialbereich oder für die Verwaltung von Systemen und Diensten im Gesundheits- oder Sozialbereich gem. Art. 9 Abs. 2 Buchstabe h) DSGVO. Im Fall einer auf freiwilliger Einwilligung beruhenden Mitteilung von besonderen Kategorien von Daten, erfolgt deren Verarbeitung auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a) DSGVO).
Eine Verarbeitung Ihrer Daten für andere als die zuvor genannten Zwecke erfolgt nur, soweit diese Verarbeitungen gem. Art. 6 Abs. 4 DSGVO zulässig und mit den ursprünglichen Zwecken vereinbar sind. Wir werden Sie vor einer derartigen Weiterverarbeitung Ihrer Daten über diese Verarbeitungen informieren.
9. Wer sind Empfänger Ihrer Daten?
Ihre Daten können in unserem Auftrag auf Basis von Verträgen nach Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitungsverträge) verarbeitet werden, dies insbesondere durch den Anbieter der Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software Personio GmbH (https://www.personio.de/). Die an Personio GmbH übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank auf Servern in Deutschland gespeichert, die von diesem Drittanbieter betrieben wird. Verantwortlich für die Daten sind ausschließlich wir.
Im Übrigen findet keine Übermittlung von Daten an Dritte statt, es sei denn, dass Sie zuvor ausdrücklich Ihre Einwilligung zu der Übermittlung erteilt haben oder eine gesetzliche Pflicht zur Übermittlung besteht. Grundsätzlich findet keine Datenübertragung an Stellen oder Personen außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) statt.
Ihre Daten können ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung an die Strafverfolgungsbehörden sowie gegebenenfalls an geschädigte Dritte weitergeleitet werden, wenn es zur Aufklärung eines rechtswidrigen Verhaltens oder für die Rechtsverfolgung erforderlich ist. Dies geschieht jedoch nur dann, wenn konkrete Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges beziehungsweise missbräuchliches Verhalten vorliegen. Wir sind zudem gesetzlich verpflichtet, auf Anfrage bestimmten öffentlichen Stellen Auskunft zu erteilen. Dies sind Strafverfolgungsbehörden, Behörden, die bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeiten verfolgen und die Finanzbehörden. Die Weitergabe dieser Daten erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bekämpfung von Missbrauch, der Verfolgung von Straftaten und der Sicherung, Geltendmachung und Durchsetzung von Ansprüchen, sofern Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer Daten nicht überwiegen, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO.
10. Verarbeitung Ihrer Daten bei Teilnahme an Online-Konferenzen
Für Bewerbungsgespräche setzen wir ggf. auch Online-Konferenz-Tools ein. Die im Einzelnen von uns genutzten Online-Konferenz-Tools sind unten aufgeführt.
Wenn per Video- oder Audiokonferenz mittels Einsatzes eines Online-Konferenz-Tools kommuniziert wird, werden Ihre Daten von uns erfasst und verarbeitet. Die Konferenz-Tools erfassen dabei alle Daten, die du zur Nutzung der Online-Konferenz-Tools bereitstellst/einsetzt (E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer). Ferner verarbeiten die Online-Konferenz-Tools die Dauer der Konferenz, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme an der Konferenz, Anzahl der Teilnehmer und sonstige „Kontextinformationen“ im Zusammenhang mit dem Kommunikationsvorgang (Metadaten).
Gespeicherte Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis du sie löscht. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.
Eingesetzte Online-Konferenz-Tools: Microsoft Teams
Microsoft Teams ist ein Microsoft Office 365 Dienst. Dabei handelt es sich um eine Produktivitäts-, Kollaborations- und Austauschplattform. Microsoft Office 365 ist eine Software des Unternehmens Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland (nachfolgend „Microsoft“ genannt) und ist Teil der Cloud-Anwendung Microsoft Office 365, für welches ein Nutzerkonto erstellt werden muss.
Die Verarbeitung der Daten erfolgt dabei im Auftrag von uns durch Microsoft. Hierzu haben wir mit Microsoft eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten du vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machst. Falls du Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Microsoft benötigst, kannst du die entsprechende Datenschutzerklärung bei Microsoft einsehen (https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-security-guide.). Informationen zum Einsatz von Cookies durch Microsoft findest du ebenfalls in der Datenschutzerklärung von Microsoft.
11. Wie findet die Speicherung Ihrer Daten statt?
Wir speichern Ihre Daten für die Dauer von 6 Monaten nach einer erfolgten Absage. Dies ist erforderlich für die Beweispflicht in einem Verfahren nach dem AGG. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung und Speicherung Ihrer Daten im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Dauer eines Rechtsstreits) erforderlich ist.
Nach Ablauf dieses Zeitraums werden die Daten gelöscht. Sie haben jederzeit die Möglichkeit Ihre Bewerbung zurückzuziehen. Dies führt dazu, dass Ihre Daten in der Bewerberdatenbank, mit den nachgenannten Beschränkungen, umgehend gelöscht werden. Sollten Sie wünschen, dass einzelne von Ihnen übermittelte Daten gelöscht werden, behalten wir uns jedoch vor, Ihre Daten für einen begrenzten Zeitraum von 6 Monaten zu speichern, um den Nachweispflichten aus dem AGG nachkommen zu können.
Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, speichern wir Ihre persönlichen Daten während der gesamten Dauer Ihres Arbeitsverhältnisses gemäß den Informationspflichten für Mitarbeiter, die wir Ihnen bei Annahme der Anstellung zukommen lassen.
12. Aufnahme in Talentpool
Sollten wir Ihnen eine Absage erteilen, kann es sein, dass wir Ihre Bewerbung in unserer Bewerberdatenbank („Talentpool“) für eine weitere Ansprache speichern möchten. Diese weitere Speicherung erfolgt nur in Abstimmung mit Ihnen und nach einer von Ihnen hierzu erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO). Falls Sie uns Ihre Initiativbewerbung zuschicken und wir kein für Sie aktuell passendes Angebot haben, werden Ihre Daten ebenfalls nach vorheriger Abstimmung mit Ihnen und auf Grundlage Ihrer Einwilligung in unserem Talentpool gespeichert. Sollte Ihre Initiativbewerbung für uns nicht interessant sein, erhalten Sie eine Absage. Eine weitere Speicherung erfolgt dann nicht.
Falls Sie infolge Ihrer Bewerbung in unserem Talentpool gespeichert werden, nutzen wir Ihre Daten zur Kontaktpflege wie z.B. zur Vermittlung von interessanten Jobangeboten durch uns an Sie. Sollten Sie die Aufnahme in unseren Talentpool ausdrücklich wünschen, indem Sie in die Speicherung im Talentpool einwilligen, speichern wir Ihre Daten bis auf Widerruf längstens jedoch für 12 Monate.13. Ihre Rechte als Betroffener
Sofern wir Daten zu Ihrer Person verarbeiten, hast du im jeweiligen gesetzlichen Umfang nach der DSGVO ein Recht auf
- Auskunft insbesondere über gespeicherte Daten und Verarbeitungszwecke (Art. 15 DSGVO). Dieses Recht ist eingeschränkt durch die Ausnahmen des § 34 BDSG, wonach das Auskunftsrecht insbesondere entfällt, wenn die Daten nur aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsvorschriften oder zur Datensicherung und Datenschutzkontrolle gespeichert sind, die Auskunftserteilung einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde und eine Zweckentfremdung der Datenverarbeitung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen verhindert wird.
- Berichtigung unrichtiger bzw. Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO).
- Löschung insbesondere nicht mehr erforderlicher Daten (Art. 17 DSGVO). Dieses Recht unterliegt den Einschränkungen aus § 35 BDSG, wonach das Recht auf Löschung insbesondere entfallen kann, wenn im Falle nicht automatisierter Datenverarbeitungen ein unverhältnismäßig hoher Aufwand für die Löschung besteht und dein Interesse an der Löschung als gering anzusehen ist.
- Einschränkung der Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben (Art. 18 DSGVO).
- Widerspruch gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben (Art. 21 DSGVO).
- Datenübertragung, sofern Verarbeitung auf Einwilligung beruht oder zur Durchführung eines Vertrages oder mit Hilfe automatisierter Verfahren erfolgt (Art. 20 DSGVO), sowie
- Widerruf einer von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3, S. 1 DSGVO).
- an unseren Datenschutzbeauftragten (per Post an Wegenerstr. 15, 89231 Neu-Ulm mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“ oder per eMail, datenschutz@genetikum.de) oder
- an die zuständige Aufsichtsbehörde
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz ist wie folgt zu erreichen:
Postanschrift:
Wagmüllerstraße 18, 80538 München
Postfach 22 12 19, 80502 München
Telefon: +49 (0) 89 212672-0
Telefax: +49 (0) 89 212672-50
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de.
14. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Zur Wahrnehmung deiner gesetzlichen Rechte und bei Fragen rund um die Datenverarbeitung erreichst du unseren Datenschutzbeauftragten wie folgt:- per E-Mail: datenschutz@genetikum.de oder
- per Post: Wegenerstr. 15, 89231 Neu-Ulm mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“.
Stand: Dezember 2024